Le Centre du patrimoine se prépare à accepter des archives digitales, un ajout qui révolutionnera les techniques d’archivage.
Le Centre du patrimoine a sondé pendant l’été ses organismes clients afin de connaître les documents digitaux qu’ils aimeraient pouvoir archiver.
En effet, la multiplication de documents en format digital oblige les archivistes à « être plus proactifs, sinon on se trouvera devant des problèmes d’archivage qu’on ne peut pas résoudre », explique le directeur général de la Société historique de Saint-Boniface (SHSB) qui gère le Centre du patrimoine, Gilles Lesage.
Il évoque notamment les bases de données, le multimédia, les sites Internet, les photos ou encore les tableaux Excel avec des commentaires intégrés sous format électronique, autant de documents qui sont difficilement imprimables sans que la page ne soit coupée ou qu’il faille imprimer des dizaines de pages.
« C’est important de se pencher sur cette question, sinon beaucoup d’informations importantes seront perdues car elles n’existent qu’au format digital, affirme Gilles Lesage. Déjà, pour la photo, on ne voit presque plus de caméras non digitales. C’est une nouvelle réalité à laquelle les centres d’archives doivent faire face. On doit s’organiser pour pouvoir accepter et archiver ces nouveaux formats. »
Le Centre du patrimoine a commencé sa conversion vers l’archivage du digital en interrogeant ses organismes clients dans la communauté. « On voulait savoir quels formats de documents ils produisent et quels sont ceux qu’ils voudraient conserver dans l’avenir, pour pouvoir s’y préparer », explique Gilles Lesage.
L’archiviste au Centre du patrimoine, Julie Reid, précise que « le Centre du patrimoine ne pourra jamais tout accepter car ce serait trop compliqué à gérer seul », d’où l’importance d’un sondage des clients potentiels au préalable.
Nombreux défis
Le passage aux archives digitales pose en effet une série de défis aux archivistes, le premier étant financier. « Quand on mettra en place notre système d’archivage de documents digitaux, on aura besoin d’embaucher un spécialiste pour nous aider », indique notamment Julie Reid, qui a suivi une formation technique de six jours en mai 2012, en Caroline du Nord, sur la question de l’archivage du digital.
« Ça va prendre beaucoup de matériel et de personnel supplémentaires pour gérer ces nouvelles archives, confirme Gilles Lesage. Ce sera difficile pour les petits organismes comme nous car on a des ressources limitées. Pour notre part, on espère augmenter notre fonds de dotation à Francofonds pour pouvoir en tirer un revenu, et embaucher une personne de plus. »
Un autre défi du digital est son stockage. « Il va falloir s’assurer qu’on a toujours accès aux informations sur les disques durs, et si besoin les migrer vers d’autres formats, annonce Julie Reid. Ce sera un défi énorme compte-tenu de la rapidité des avancées technologiques. »
De plus, Gilles Lesage souligne qu’il est « important en ce qui concerne le digital d’avoir plusieurs lieux de stockage pour ne pas risquer de perdre des données ». Le Centre du patrimoine espère pour cela travailler avec Bibliothèque et Archives Canada, qui s’est engagé à devenir un Dépôt numérique fiable.
Enfin, l’archivage du digital amène de nombreux défis de qualité et de traçabilité que les archivistes ne pourront pas résoudre seuls. « Si le format digital est à basse résolution, la qualité ne sera pas bonne à long terme donc le document ne sera pas archivable, révèle Gilles Lesage. De même, le format de photos jpeg est instable à long terme.
« Notre priorité avant d’accepter des documents en format digital dans nos archives est donc d’éduquer les organismes et le public à penser à l’archivage potentiel de leurs documents dès leur création, ajoute-t-il. Au quotidien, les gens sont préoccupés par l’immédiat, mais ils vont devoir commencer à penser à ce qui devra rester dans 20 ou 50 ans. »
Le Centre du patrimoine veut également sensibiliser le public au triage de documents. « C’est important que chaque individu fasse tout au long de sa vie un travail de triage de ses documents, notamment de ses courriels, pour ne garder que les dossiers importants, annonce Gilles Lesage. La gestion des archives va devenir une responsabilité des créateurs de documents.
« Si les archivistes se retrouvent avec trois disques durs de documents pêle-mêle par personne à trier, ce sera un travail impossible! », assure-t-il.
Par ailleurs, Julie Reid remarque que « c’est difficile d’établir qui a créé un document digital car dès qu’il est ouvert pour faire un changement, ça modifie les informations sur son auteur. Or, la provenance est importante pour l’archivage ».
L’archiviste conclut que « le passage aux archives digitales sera un tournant majeur pour les archives, aussi important que celui de l’arrivée du son, de la photo et du film au 19e siècle. Mais pour l’heure, notre priorité est d’éduquer les gens. On n’est pas encore prêts à accepter ces nouveaux formats digitaux au Centre du patrimoine ».
